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2023年5月期刊

公司基本管理制度分类和操作

公司制度是公司基于特定的目的和程序制定的调整公司内部关系的各类规范性文件的总称,是公司在组织、运营和管理等方面的一系列制度安排。

根据制度所规范管理活动的特点、性质及其范围大小等,制度文体基本上可分为以下几种:章程、条例、职责、守则、办法、制度、规定、细则。

按照制度性质和目标的不同,公司制度可以划分为公司治理制度和公司管理制度两大类。公司治理制度主要包括公司章程,股东会、董事会、监事会、总经理办公会、党委会议事规则,公司治理主体职责分工、工作制度、决策“三重一大”事项制度等,公司治理制度由董事会制定,公司章程及公司治理相关议事规则应保股东批准。

——编者语


一、问题的提出 

公司制度是公司基于特定的目的和程序制定的调整公司内部关系的各类规范性文件的总称,是公司在组织、运营和管理等方面的一系列制度安排。

根据制度所规范管理活动的特点、性质及其范围大小等,制度文体基本上可分为以下几种:章程、条例、职责、守则、办法、制度、规定、细则。

按照制度性质和目标的不同,公司制度可以划分为公司治理制度和公司管理制度两大类。公司治理制度主要包括公司章程,股东会、董事会、监事会、总经理办公会、党委会议事规则,公司治理主体职责分工、工作制度、决策“三重一大”事项制度等,公司治理制度由董事会制定,公司章程及公司治理相关议事规则应保股东批准。

关于公司基本管理制度,《公司法》第四十六条:“董事会对股东会负责,行使下列职权:(十)制定公司的基本管理制度”,《公司法》第四十九条:“经理对董事会负责,行使下列职权:(四)拟订公司的基本管理制度”。由此可见,公司基本管理制度是董事会和经理职权的重要职权之一,但是在查阅相关法律法规政策文件之后,发现并没有明确公司基本管理制度具体有哪些。与此同时,在实际咨询活动开展过程中,也发现咨询客户提出类似的疑问,这就为企业管理人员实际操作过程中带来困惑,成为需要解决的实际问题。

 

二、问题的分析 

通过对法律法规政策文件分析,得出以下观点:

(一)《公司法》规定董事会的职权是“制定基本管理制度”,总经理的是“制定具体规章制度”。《公司法》赋予董事会的身份是“最高决策机构”,赋予总经理的是“最高执行机构”。《公司法》将公司管理制度区分为基本管理制度和具体规章两种类型。依此理解“基本管理制度”应当是对公司经营管理各个方面一些意义重要、原则性强、覆盖面广的制度,而“具体规章制度”则应当是针对经营管理工作中某一具体环节、业务、岗位的制度,具有详细、具体、微观、局部的特点。

具体来说,从“重要性”和“次要性”角度看,基本管理制度必须是在公司运行过程中具有特定的价值,不可或缺的制度,如人事招聘培训管理制度、薪酬绩效管理制度、财务管理制度、合同管理制度等。具体规章制度则显得不那么重要,主要是细分领域专项的办法制度。

从“原则性”和“具体性”角度看,基本管理制度对该领域其他子制度具有引领作用的制度,基本管理制度是“母文件”,该领域其他子制度是“子文件”。基本管理制度是具体规章制度依据,比如规章制度管理制度、流程管理制度等;具体规章制度是对基本管理制度某个环节程序、业务内容的细化延伸,比如实施细则。

从“全局”和“局部”角度看,基本管理制度是对公司整体系统的要求,比如制度管理办法、战略管理制度等。具体规章制度是对业务部门与职能部门、子系统和细分领域的具体管理规定,比如部门规章、设备管理制度、经销商管理制度等。

(二)与基本管理制度并列出现的有公司章程、具体规章、机构设置、风险内控和法律合规管理体系,这样就把公司章程、具体规章、机构设置、风险内控和法律合规管理体系排除在基本管理制度范围之外。

公司章程制定主体是股东会或股东大会,而基本管理制度制定主体是董事会。

具体规章针对经营管理工作中某一方面或特定管理对象、过程、活动、岗位的制度。

机构设置主要是公司管理机构设置、职责职能规定。

风险内控和法律合规管理体系,主要是依照《中央企业合规管理指引(试行)》、《企业内部控制基本规范》、《中央企业全面风险管理指引》规定来制定。

(三)公司劳动用工、薪酬制度、劳动保护、休息休假、安全生产、培训教育和生活福利属于基本管理制度,这一点主要是涉及职工董事特别职责。

(四)基本管理制度制订与修改属于重大经营管理事项。

(五)基本管理制度由经理拟订,党委会前置研究,董事会制定。

 
三、制度实务操作 

在实务中,通常把涉及三会一层类公司治理类制度归到公司基本管理制度,并且对规章制度实行分级管理。例如,将规章制度由高级到低级分为一级规章制度、二级规章制度、三级规章制度、四级规章制度、五级规章制度。一级规章制度经股东大会或者董事会或者监事会审议批准后发布实施。二级、三级规章制度经公司总经理办公会审议批准后发布实施。四级规章制度经总经理审批后发布实施。五级规章制度经部门(事业部)分管领导、委员会负责人、工作组组长等审批后发布实施。具体为:

(一)一级规章制度。是指公司的基本管理制度,具体包括:

1. 股东大会、董事会及其各专门委员会、监事会、总经理、董事会秘书等的议事规则或工作细则;

2. 融资、投资、对外担保、捐赠等业务的基本管理制度;

3. 内幕信息和对外信息报送与使用的基本管理制度;

4. 高级管理人员薪酬管理的基本制度;

5. 投资者关系管理基本制度;

6. 规章制度管理的基本管理制度;

7. 法律法规、部门规章和规范性文件等规定或要求应提交董事会、监事会、股东大会审议的规章制度;

8. 总经理层认为应提交董事会审议涉及公司管理以及上市公司法人治理的的基本规章制度。

(二)二级规章制度。是指处理或者解决问题的办法,是处理某一方面经营管理工作的原则、方式、方法等的具体要求和措施。办法不能抽象笼统。

(三)三级规章制度。是指对特定的事项、工作和活动所做出的具体要求及相应的措施,或者对具体生产运营过程中的操作性指导文件,即将工作程序贯穿一致的标准、要求和规定。

(四)四级规章制度。是指公司发布的,规范某事项、工作、活动等的规范性文件。通常以通知的形式发布。

(五)五级规章制度。是指各部门、委员会、工作组等发布的,规范某事项、工作、活动等的规范性文件。通常以通知的形式发布。

 

作者:北京九游会J9联合管理咨询有限责任公司 何伟