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2022年12月期刊

流程是企业运作的基础，企业所有的业务与管理都需要通过流程来驱动。高效、规范的流转有助于帮助企业提升工作效率、加强管理监督、提高规范水平、降低运营成本、加快响应速度、争取利润最大化。与之相反，繁杂的审批流程会影响企业运行的效率，打击员工的积极性和创造力。很多有想法、有能力的员工本可以干一番事业，有所作为，却往往可能被“卡”在跑流程的半路上。

为什么流程“难跑”？

客观因素

规模较大的企业，管理层级越多，管理难度和风险也越大，企业往往希望通过复杂的流程尽量规避风险。但是，审批流程大而全，风险未必就一定能降低。

成长型企业，随着规模逐步壮大，制度从无到有，管理人员从少到多，制度、流程也随着企业成长过程一直在做加法，审批流程也越来越长。从小主管到大领导，七八个甚至十几个人要审批，然而实际上大多数人就是看前面人批了自己也批，并没有充分履行审批责任，一方面耽误了时间，另一方面真到出事的时候，却又找不到担责的人。

流程审批方式传统。部分企业仍在使用书面审批方式，遇到领导经常出差的，确实会造成审批无法实现。

人为因素

企业管理者保守，不放权。这种现象在民营企业较为常见，例如，所有采购都需要企业最高管理者亲自审批方可执行，不向其他管理层级授权，一方面拉低了采购效率，另一方面将企业最高管理者桎梏在繁琐、细碎的审批工作中，反而不利于其对企业整体运行、长远发展进行全局把握与思考。

审批人主观意愿不着急，缺乏服务意识。批不批影响的是申请人，而不是自己。更有甚者就是故意想卡你几天，以体现自己“日理万机”。

缺乏良好的办公习惯。尤其是刚刚升任某一管理岗位的员工，可能缺乏流程管理意识。

毋庸置疑，追逐效益、追求效率是企业不变的经营目标。那么，如何有效平衡风险管控和流程审批效率呢？

怎么办？

1. 简化流程，合并冗余环节、删除不必要的环节

在同样的处理效率下，环节越少，流程的整体处理时长也会越短。因此，合并冗余环节、删除不必要的环节也能有效提升流程处理效率。当然，我们应该全面谨慎地判断一个环节是否有必要或是否冗余，这就需要在实际工作中结合实际情况具体分析。

2. 流程集中

设置窗口期，集中申报、集中审批，解决流程散发、审批过于低频的问题，降低流程处理成本。

3. 流程催办

通过人工敦促流程当前处理人进行审批。流程发起人、流程主责部门、流程管理部门都有权利敦促审批人及时审批。

4. 流程限时，利用信息化系统对接减少人工操作

对流程节点设定限时审批规则，超过时间自动通过，责任不因此减少。直接以技术手段规定了时效的上限，能够极大缩短周期时间。同时，在公司信息化系统较为完善的情况下，可以通过系统对接，使流程数据在系统间无缝传递，从而能减少人工操作，提升流程效率。这需要依托于较为完善的信息化系统，公司主要业务都通过线上系统管理。

5. 移动审批，用线上流程替代线下流程

线上流程是指流程的“电子化”，利用信息化系统让流程在线上处理和流转，可极大提升流程处理效率。员工线上发起流程，流程自动流转到相应领导，领导也可随时随地处理，最后流程自动流转到执行、归档部门。整个过程都在线上完成，员工不用再跑腿，效率当然能有极大的提升。

6. 用管理授权实现分级审批

管理授权是指依据公司的管理要求，给各级管理者设置相应的审批权限，让各级管理者都能在授权范围内承担审批职责。合理的审批授权既能给公司各级管理者赋予恰当的权限，又能让他们能充分承担起管理的责任。管理授权可以是多纬度的，比如按金额授权、按申请人级别授权等，所有能以阶梯式分级或不同类型分类的事项，都可以进行管理授权。

但需要注意的是，管理授权可能也会带来新的问题，例如“拆单申请”，原本报销2万元的申请单，拆成两张1万元的申请单，把原本需要总经理审批就变成了只需要分管副总审批了。为了杜绝类似拆单申请的行为，必须从管理制度上明确禁止，还需要由内控或审计部门定期抽查审计，一旦发现问题必须严肃处理。

7. 以并行处理替代串行处理

流程中可能会有多个处理环节，通常是一个环节处理完成后，再流转到下一环节处理，称之为串行处理。有些环节在逻辑上并没有先后顺序，这样的环节就可以由串行处理改为并行处理，以降低处理时长，提升流程效率。

8. 提升员工流程管理意识

不论是线下流程还是线上流程，实际的审批人和执行人都是员工，因此提升员工流程管理意识，减少员工在处理流程时不必要的拖延，也是提升流程效率的有效方法，也是最为复杂、难度最大的方法。要让员工建立起流程管理意识，就需要持续地宣讲和培训，通过各种方法和手段不断向员工灌输、强化流程管理效率意识。

因此，不管是“效率优先、兼顾管控”还是“管控优先、兼顾效率”，抑或是“效率与管控双管齐下”，企业都需要结合自身实际情况，从客观因素、人为因素两个方面不断探索，找到符合企业发展阶段的平衡点，让流程审批成为员工工作的“加速器”而不是工作的“目的”。

作者：北京九游会J9联合管理咨询有限责任公司 刘美